Allegati alla posta in arrivo (unisci automaticamente gli allegati alle e-mail)

Prerequisiti

• Abbonamento compatto
• Attivazione DeepFlow
• Carica la fattura via e-mail / indirizzo per questa casella di posta elettronica

Arredamento

Genera l’indirizzo per questa casella di posta

• È possibile generare un indirizzo nella casella di posta elettronica della casella desiderata utilizzando i tre punti. Vengono creati un link per l’e-mail e un link per il caricamento. Il link per l’e-mail deve essere utilizzato per l’unione.

Attiva DeepFlow

• Per poter attivare i “Flussi” è necessario creare un utente del servizio. Questo può essere attivato nelle impostazioni di DeepO sotto l’impostazione dell’organizzazione. Anche “Flussi” deve essere attivato in questa scheda.

Attiva gli allegati per la posta in arrivo

• Inoltre, l’impostazione “Allegati alla posta in arrivo” deve essere attivata nelle impostazioni di DeepO. Puoi anche definire se i documenti uniti devono essere uniti nel dossier Abacus o visualizzati singolarmente.

Esecuzione

Se un’e-mail contenente una fattura con più PDF viene inviata all’indirizzo e-mail della casella di posta, questi documenti vengono uniti e caricati come un unico documento nella casella di posta DeepBox. Il documento caricato viene automaticamente etichettato.

Nota bene:i documenti uniti devono essere controllati e separati manualmente se necessario (simbolo delle forbici nell’editor di DeepBox). Se necessario, i documenti con questo tag possono essere esclusi dall’elaborazione automatica tramite DeepFlow (DeepFlow/Accept & Process).

Regole

• Le mail contenenti più fatture e più codici QR non vengono unite
• Le fatture e i codici QR vengono uniti e sono rilevanti per l’analisi. Altri allegati come le “ricevute” o le “lettere di accompagnamento” vengono allegati al PDF, ma non analizzati!
• Massimo 10 allegati, altrimenti tutti gli allegati verranno caricati singolarmente.
• “Mail in mail in mail …” non funziona, almeno a partire da un certo numero di “nidi di posta”.

Gli allegati alle e-mail vengono poi “smontati” nuovamente nel dossier Abacus e archiviati nello stesso modo in cui sono stati ricevuti nell’e-mail.