Allegati alla posta in arrivo (unisci automaticamente gli allegati alle e-mail)

Prerequisiti

• Abbonamento compatto
• Attivazione DeepFlow
• Carica la fattura via e-mail/indirizzo per questa casella di posta elettronica

Arredamento

Genera l’indirizzo per questa casella di posta

• È possibile generare un indirizzo nella casella di posta della box desiderata utilizzando i tre punti. Vengono creati un link per l’e-mail e un link per il caricamento. Il link per l’e-mail deve essere utilizzato per l’unione.

Attiva DeepFlow

• Per poter attivare i “flows” è necessario creare un utente del servizio. Questo può essere attivato nelle impostazioni di DeepO sotto l’impostazione dell’organizzazione. La funzione “Flussi” deve essere attivata anche in questa scheda.

Attiva gli allegati per la posta in arrivo

• Inoltre, l’impostazione “Allegati alla posta in arrivo” deve essere attivata nelle impostazioni di DeepO. Puoi anche definire se i documenti uniti devono essere uniti nel dossier Abacus o visualizzati singolarmente.

Esecuzione

Se un’e-mail contenente una fattura con più PDF viene inviata all’indirizzo e-mail della casella di posta, questi documenti vengono uniti e caricati come un unico documento nella casella di posta DeepBox.
Il documento caricato viene etichettato automaticamente.

Nota bene
I documenti uniti devono essere controllati manualmente e separati manualmente se necessario (simbolo delle forbici nell’editor di DeepBox). Se necessario, i documenti con questo tag possono essere esclusi dall’elaborazione automatica tramite DeepFlow (DeepFlow/Accept & Process).

Il flag “Archivia gli allegati e-mail separatamente nel dossier Abacus” può essere utilizzato per controllare se i documenti vengono uniti nel dossier Abacus o archiviati singolarmente, come nella posta.

Regole

• Le mail contenenti più fatture e più codici QR non vengono unite
• Le fatture e i codici QR vengono uniti e sono rilevanti per l’analisi. Altri allegati come le “ricevute” o le “lettere di accompagnamento” sono allegati al PDF ma non vengono analizzati.
• Massimo 10 allegati, altrimenti tutti gli allegati verranno caricati singolarmente.
• “Mail in mail in mail …” non funziona, almeno a partire da un certo numero di “nidi di posta”.

Motivi per cui gli allegati non vengono uniti.

• Con esattamente due allegati che formano una combinazione di una fattura e di una nota di credito
• Se negli allegati sono presenti diversi riferimenti al pagamento QR
• Se più allegati hanno lo stesso tipo di documento, non vengono uniti se almeno uno dei seguenti parametri è differente
  • Importo
  • Data della fattura
  • Numero di fattura