Archiviazione DeepSign

IMPORTANTE: la nuova funzione “Archiviazione DeepSign” può essere gestita in DeepAdmin dopo il rilascio del 29.01.2026. Il deposito sarà attivato il 01.03.2026.

L‘archiviazione DeepSign ti offre la possibilità di archiviare i documenti DeepSign completati in modo sicuro nella tua DeepBox personale per un lungo periodo. Ciò significa che i tuoi documenti rimangono disponibili nell’ecosistema DeepCloud anche dopo la scadenza del periodo di conservazione di 14 giorni di DeepSign.

I documenti non vengono eliminati automaticamente nel sistema di archiviazione di DeepSign e devono essere rimossi manualmente se necessario.

Attivazione l’archiviazione DeepSign

Ogni utente registrato di DeepSign può attivare il archiviazione DeepSign in DeepAdmin.
Il archiviazione DeepSign è disattivato per impostazione predefinita.

Le organizzazioni possono specificare che l’archiviazione DeepSign è bloccato per tutti i membri. In questo caso, i singoli utenti non possono utilizzare la funzione.
Per impostazione predefinita, l’utilizzo dell’archiviazione DeepSign è consentito ai membri dell’organizzazione. L’impostazione può essere modificata dall’owner di un’organizzazione.

Nota importante:
Se un utente è membro di diverse organizzazioni e solo una di queste non consente l’archiviazione DeepSign, l’archiviazione non può essere attivata.
Se l’utente vuole comunque utilizzare l’archiviazione DeepSign, deve essere rilasciata da tutte le organizzazioni – oppure l’utente necessita di account separati per le altre organizzazioni.

Domande e risposte sul sistema di archiviazione DeepSign

Perché non riesco ad attivare l’archiviazione DeepSign?

Le organizzazioni possono impedire l’utilizzo del repository. Se sei membro di più organizzazioni, è sufficiente che un’organizzazione lo impedisca. Contatta un owner dell’organizzazione per rimuovere questa restrizione.

Quali impostazioni si applicano a un nuovo account DeepCloud?

Per impostazione predefinita, l’archiviazione DeepSign è disattivata per ogni utente e deve essere attivata attivamente.

Le organizzazioni consentono ai membri di utilizzare l’archiviazione DeepSign per impostazione predefinita e devono disattivarlo attivamente se non lo desiderano.

Dove posso trovare l’archiviazione DeepSign?

L’archiviazione DeepSign si trova in DeepBox (app.deepbox.swiss). Le impostazioni del repository si trovano in DeepAdmin (admin.deepcloud.swiss).

Quando e in quali casi viene depositato il documento?

I documenti dei processi di firma completati vengono archiviati nell’archiviazione DeepSign. Il fattore decisivo è se l’impostazione è attiva per l’utente al momento del completamento.

I seguenti sono considerati definitivi:

• Documenti completamente firmati
• Documenti sigillati
• Documenti rifiutati
• Documenti ritirati

Importante restrizione per i documenti ritirati:

• Il documento NON viene memorizzato per i firmatari, gli approvatori e gli osservatori senza diritti di amministrazione per i quali la firma era ancora in sospeso.
• Il documento viene memorizzato solo per i firmatari o gli approvatori, gli osservatori dell’amministrazione e l’iniziatore se la firma è stata completata.

Il documento viene eliminato da DeepSign subito dopo essere stato salvato nell’archiviazione DeepSign?

No, in DeepSign i documenti vengono conservati per 14 giorni.

Cosa viene memorizzato nell’archiviazione DeepSign e cosa no?

Il documento PDF firmato viene memorizzato nell’archiviazione DeepSign.

Le seguenti informazioni non vengono memorizzate:

• Appendici al documento
• Commenti sul documento
• Informazioni sul processo di firma (ad es. osservatore, approvatore)

Per chi viene archiviato un documento finalizzato nell’archiviazione DeepSign?

Per tutti coloro che sono coinvolti nel processo di firma:

• L’iniziatore
• Tutti i firmatari
• Tutti gli osservatori (con o senza diritti di amministrazione)
• Tutti gli approvatori

Al termine del processo di firma, i partecipanti devono ancora far parte del processo. Se una persona viene rimossa nel bel mezzo del processo, ad esempio, e quindi perde l’accesso al documento, quest’ultimo non viene archiviato nell’archiviazione DeepSign.

Vorrei disattivare il sistema di archiviazione DeepSign. I documenti ora saranno tutti eliminati automaticamente?

No, i documenti presenti nell’archiviazione DeepSign non vengono eliminati automaticamente. L’operazione deve essere eseguita dall’utente.

Nota: i documenti eliminati dal sistema di archiviazione DeepSign vengono spostati nel cestino. I documenti vengono eliminati automaticamente dopo 30 giorni, ma possono essere eliminati definitivamente in qualsiasi momento.

Posso salvare un numero illimitato di documenti nell’archiviazione DeepSign (spazio di archiviazione disponibile)?

No, 1 GB di spazio di archiviazione è disponibile gratuitamente per ogni account. Questo spazio è condiviso con il sistema di archiviazione DeepMail e l’area personale di DeepBox.

Se è necessario più spazio di archiviazione, è possibile creare un’organizzazione personale e acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo per CHF 9 per 500 GB.