DeepSign Ablage

WICHTIG: Die neue Funktion „DeepSign Ablage“ kann nach dem Release vom 29.01.2026 im DeepAdmin verwaltet werden. Die Ablage wird per 01.03.2026 aktiviert.

Die DeepSign Ablage bietet Ihnen die Möglichkeit, abgeschlossene DeepSign-Dokumente langfristig und sicher in Ihrer persönlichen DeepBox zu speichern. So bleiben Ihre Dokumente auch nach Ablauf der 14-tägigen Aufbewahrungsfrist von DeepSign im DeepCloud-Ökosystem verfügbar.

In der DeepSign Ablage werden Dokumente nicht automatisch gelöscht und müssen bei Bedarf manuell entfernt werden.

Aktivierung der DeepSign Ablage

Jeder registrierte DeepSign-Benutzer kann die DeepSign Ablage in DeepAdmin aktivieren.
Standardmässig ist die DeepSign Ablage deaktiviert.

Organisationen können festlegen, dass die DeepSign Ablage für alle Mitglieder gesperrt ist. In diesem Fall können einzelne Nutzer die Funktion nicht verwenden.
Standardmässig ist die Nutzung der DeepSign Ablage für Organisationsmitglieder erlaubt. Die Einstellung kann von Owner einer Organisation geändert werden.

Wichtiger Hinweis:
Ist ein Nutzer Mitglied in mehreren Organisationen und erlaubt nur eine dieser Organisationen die DeepSign Ablage nicht, kann die Ablage nicht aktiviert werden.
Möchte der Nutzer die DeepSign Ablage dennoch verwenden, muss sie von allen Organisationen freigegeben werden – oder der Nutzer benötigt für die anderen Organisationen separate Accounts.

Fragen & Antworten zur DeepSign Ablage

Wieso kann ich die DeepSign Ablage nicht aktivieren?

Organisationen können die Nutzung der Ablage unterbinden. Wenn Sie Mitglied von mehreren Organisationen sind, reicht es wenn eine Organisation dies unterbindet. Nehmen Sie mit einem Owner der Organisation Kontakt auf, um diese Einschränkung aufzuheben.

Welche Einstellungen gelten für einen neuen DeepCloud Account?

Standardmässig ist die DeepSign Ablage für jeden Nutzer deaktiviert und muss aktiv aktiviert werden.

Organisationen erlauben per Default die Nutzung der DeepSign Ablage für die Mitglieder und müssen dies aktiv Ausschalten, falls dies nicht gewünscht wird.

Wo finde ich die DeepSign Ablage?

Die DeepSign Ablage befindet sich in DeepBox (app.deepbox.swiss). Die Einstellungen zur Ablage befinden sich in DeepAdmin (admin.deepcloud.swiss).

Wann und in welchem Fällen wird das Dokument in der Ablage abgelegt?

Dokumente aus abgeschlossenen Signaturprozessen werden in der DeepSign Ablage abgelegt. Entscheidend ist, ob zum Zeitpunkt des Abschlusses die Einstellung für den Nutzer aktiv ist.

Als abgeschlossen gelten:

• Vollständig signierte Dokumente
• Gesiegelte Dokumente
• Abgelehnte Dokumente
• Zurückgezogene Dokumente

Wichtige Einschränkung bei zurückgezogenen Dokumenten:

• Das Dokument wird für Signierende bzw. Genehmiger sowie Beobachter ohne Admin-Rechte NICHT abgelegt, bei denen die Signatur noch ausstehend war.
• Das Dokument wird nur für Signierende bzw. Genehmiger, Admin-Beobachter und den Initiator abgelegt, sofern die Signatur abgeschlossen war.

Wird das Dokument direkt nach dem Speichern in der DeepSign Ablage bei DeepSign gelöscht?

Nein, in DeepSign werden die Dokumente weiterhin für 14 Tage behalten.

Was wird alles in der DeepSign Ablage abgelegt und was nicht?

In der DeepSign Ablage wird das signierte PDF Dokument abgelegt.

Folgende Informationen werden nicht abgelegt:

• Anhänge zum Dokument
• Kommentare zum Dokument
• Informationen zum Signaturprozess (z.B. Beobachter, Genehmiger)

Für wen wird ein abgeschlossenes Dokument in der DeepSign Ablage abgelegt?

Für alle beteiligten des Signaturprozesses:

• Der Initiator
• Alle Signierende
• Alle Beobachter (mit oder ohne Admin-Rechte)
• Alle Genehmiger

Die Beteiligten müssen beim Abschluss des Signaturprozesses noch Teil des Prozesses sein. Wenn eine Person z.B. Mitten im Prozess entfernt wird und somit den Zugriff auf das Dokument verliert, wird das Dokument nicht in der DeepSign Ablage abgelegt.

Ich möchte die DeepSign Ablage deaktivieren. Werden die Dokumente nun alle automatisch gelöscht?

Nein, Dokumente in der DeepSign Ablage werden nicht automatisch gelöscht. Dies muss durch den Nutzer erfolgen.

Hinweis: Gelöschte Dokumente aus der DeepSign Ablage werden in den Papierkorb verschoben. Dort werden die Dokumente nach 30 Tagen automatisch gelöscht, können aber jederzeit endgültig gelöscht werden.

Kann ich unbegrenzt Dokumente in der DeepSign Ablage speichern (verfügbarer Speicherplatz)?

Nein, pro Account stehen 1 GB Speicher kostenlos zur Verfügung. Dieser wird mit der DeepMail Ablage und dem persönlichen Bereich in DeepBox geteilt.

Wird mehr Speicherplatz benötigt, kann eine persönliche Organisation aufgesetzt und zusätzlicher Speicherplatz für 9.- CHF pro 500 GB erworben werden.