Freie Kontierungsreferenzen

Mit freien Kontierungsreferenzen können zusätzliche Referenztabellen in DeepO hinterlegt werden. Dadurch lassen sich anhand von Werten im Dokument automatisch Kontierungen wie Konto, Kostenstelle, Projekt oder MWST-Code setzen. Dazu wird ein Wert aus dem Dokument in einer hinterlegten Referenztabelle gesucht und ein definierter Rückgabewert übernommen.

Anwendungsbeispiel

Eine Rechnung enthält im Positionstext den Wert „MOBILE“.
Dieser Wert wird in einer freien Kontierungsreferenz gesucht. Wird ein passender Eintrag gefunden, kann automatisch die definierte Kostenstelle oder das entsprechende Konto gesetzt werden.

Referenztabelle erstellen
1. DeepO Einstellungen öffnen
2. „Globale Definitionen“ → „Freie Kontierungsreferenzen“ öffnen
3. „Neuer Eintrag“ auswählen
4. Beschreibung erfassen
5. Muster-Excel herunterladen
5. Excel ausfüllen und wieder hochladen

Folgende Spalten stehen im Muster-Excel zur Verfügung:

• Wert
• Beschreibung
• Konto
• Kostenstelle
• Kostenstelle 2
• Projekt
• MWST Code
• Gültig ab

Nach dem Hochladen wird automatisch eine interne Referenz-ID erstellt (zum Beispiel „custom1“).

Verwendung in Vorschlägen
Freie Kontierungsreferenzen können in Vorschlägen mit der Funktion „Nachschlagen“ verwendet werden. Die Funktion kann sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene verwendet werden.

Vergleichsmodus
Der Vergleichsmodus definiert, wie Werte in der Referenztabelle verglichen werden.

Automatic	Abhängig vom verwendeten Suchfeld: Bei „Wert“ wird mit „Equals“ gesucht. Bei „Beschreibung“ wird zuerst mit „Equals“ und anschliessend mit „Contains“ gesucht.
Equals	Es wird nur ein exakter Treffer berücksichtigt.
Contains	Es werden Einträge berücksichtigt, welche den Suchwert enthalten.
StartsWith	Es werden Einträge berücksichtigt, welche mit dem Suchwert beginnen.

Expression Funktion „LookupValue“
Zusätzlich zur Funktion „Nachschlagen“ kann die Expression Funktion „LookupValue“ verwendet werden, um direkt in Referenztabellen nach Werten zu suchen.

Syntax

LookupValue („Referenztabelle“, „Suchfeld in Referenztabelle“, „Inputfeld“, „Rückgabe aus Referenztabelle“)

Syntax mit Vergleichsmodus

LookupValue („Referenztabelle“, „Suchfeld in Referenztabelle“, „Inputfeld“, „Rückgabe aus Referenztabelle“, „StartsWith“)

LookupValue („Referenztabelle“, „Suchfeld in Referenztabelle“, „Inputfeld“, „Rückgabe aus Referenztabelle“, „Contains“)

Beispiel mit Abacus Tabelle

LookupValue („Accounts“, „Description“, „Document.UserField1“, „Value“ )

Beispiel mit freier Kontierungsreferenz

LookupValue („ReferenceObject.custom1“, „Description“, „Custom1“, „Value“, „StartsWith“)

LookupValue („ReferenceObject.custom1“, „Description“, „Custom1“, „Value“, „Contains“)

Hinweise

• Die Funktion kann sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene verwendet werden.
• Es können nur die vorgegebenen Spalten verwendet werden.
• Die interne Referenz-ID wird automatisch generiert.