Kann der gleiche Beleg mehrmals über die DeepBox verarbeitet werden?

Ja, identische Belege können mehrmals über die DeepBox verarbeitet werden. Damit doppelte Erfassungen im Abacus erkannt werden, gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten, welche im Abacus Programm K621 / Firmenstamm / Definitionen / Belegerfassung, vorgenommen werden können.

Belegreferenz wird nicht geprüft, Beleg wird immer erstellt

Mit der Einstellung «Bei automatischer Verarbeitung Beleg speichern und protokollieren» wird der Beleg nicht auf bereits vorhandene Belegreferenzen geprüft. Wird ein Beleg mit einer bereits vorhandener Belegreferenz über die DeepBox verarbeitet, wird der Beleg immer ohne einer Warnung erstellt.

Bei bereits vorhandener Belegreferenz landet der Beleg in der Inbox – kann aber weiterverarbeitet werden

Mit der Einstellung «Bei automatischer Verarbeitung in Pendente Dokumente speichern» wird der über die DeepBox verarbeitete Beleg auf bereits vorhandenen Belegreferenzen geprüft. Ist bereits ein Beleg mit identischer Referenz vorhanden, landet der Beleg in der entsprechenden AbaScan Inbox mit der Warnung: «Die eingegebene Belegreferenz wurde für denselben Lieferanten bereits verwendet».

Die Einstellung „Belegreferenz pro Lieferant prüfen“ greift bei einer direkten Verbuchung ins K11 nicht! Grund dafür ist, dass Schnittstellen im Abacus ‚Warnungen‘ ignorieren, und DeepBox die Daten ebenfalls über eine Schnittstelle ins Abacus importiert.

Bei bereits vorhandener Belegreferenz landet der Beleg in der Inbox – kann nicht weiterverarbeitet werden

Wird die Einstellung «Belegreferenz pro Lieferant muss eindeutig sein» gesetzt, werden alle Belege mit bereits vorhandenen Referenznummer in der entsprechenden AbaScan Inbox landen. Auch hier erscheint die Meldung: «Die eingegebene Belegreferenz wurde für denselben Lieferanten bereits verwendet».

Bei dieser Einstellung ist es nicht möglich, den Beleg weiterzuverarbeiten. Es erscheint folgende Fehlermeldung.