Serienbrief für Massenversand mit DeepSign

Sie möchten dasselbe Dokument, zum Beispiel einen Vertrag, eine interne Weisung oder eine Information, personalisiert an viele Empfänger senden und unterzeichnen lassen? Mit einem Serienbrief in Word und dem Batch-Versand in DeepSign geht das effizient. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen.

Use Cases

Mögliche Use Cases

• Dokument von allen Mitarbeitenden (z. B. neues Reglement) unterzeichnen lassen
• Selber sämtliche Zeugnissen aller Studierenden unterzeichnen

Was Sie benötigen?

• Microsoft Word und Excel
• Adobe Acrobat Pro (oder ein anderes PDF-Programm mit Split-Funktion)
• Ein DeepSign-Konto

Schritt 1: Serienbrief in Word erstellen

Ein Serienbrief besteht aus einem einheitlichen Dokument und einer Empfängerliste. Word setzt die individuellen Angaben (z.B. Name oder Adresse) automatisch für jeden Empfänger ein.

1. Empfängerliste vorbereiten
Legen Sie in Excel eine Tabelle an. Jede Zeile entspricht einem Empfänger, jede Spalte einer Information, zum Beispiel Anrede, Vorname, Nachname, Adresse und E-Mail-Adresse. Alle Angaben, die Sie später im Brief verwenden möchten, müssen in der Tabelle enthalten sein. Speichern Sie die Datei ab.

2. Seriendruck starten
Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument (oder Ihre Dokumentvorlage). Wechseln Sie auf die Registerkarte Sendungen und klicken Sie auf Seriendruck starten. Wählen Sie dort Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent.

3. Dokumenttyp und Startdokument wählen
Wählen Sie als Dokumenttyp Briefe und als Startdokument das aktuelle Dokument. Alternativ können Sie eine Word-Vorlage oder ein bestehendes Dokument verwenden.

4. Empfängerliste verbinden
Klicken Sie auf Durchsuchen… und wählen Sie Ihre Excel-Datei aus. Wählen Sie das passende Tabellenblatt und prüfen Sie, welche Empfänger übernommen werden sollen. Einzelne Einträge können Sie per Häkchen aus- oder einschliessen.

5. Brief verfassen
Fügen Sie über das Menü die persönlichen Elemente ein:

• Adressblock für die Anschrift des Empfängers
• Grusszeile für die Anrede
• Seriendruckfeld einfügen für weitere individuelle Angaben (z.B. Vertragsnummer, Betrag oder Datum)

Tipp: Mit Vorschau Ergebnisse prüfen Sie, ob alle Felder korrekt befüllt werden.

6. Platzhalter für Signaturen und E-Mail-Adressen einfügen
Mit Platzhaltern können Sie Signaturfelder und die passenden E-Mail-Adressen der Empfänger direkt im Serienbrief platzieren. So erkennt DeepSign beim Batch-Versand automatisch, wo unterzeichnet werden muss und an wen das jeweilige Dokument geht. Ein manuelles Nachbearbeiten der einzelnen Dokumente entfällt.

Fügen Sie die Platzhalter dort in den Brief ein, wo die visuelle Signatur erscheinen soll. Für die E-Mail-Adresse können Sie zusätzlich ein Seriendruckfeld aus Ihrer Excel-Tabelle verwenden. Welche Platzhalter zur Verfügung stehen und wie Sie sie korrekt schreiben, erfahren Sie hier: Platzhalter-Texte zur Automatisierung

7. Serienbrief zusammenführen
Klicken Sie auf Fertigstellen und Zusammenführen und wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten. Word erstellt nun ein neues Dokument, das alle personalisierten Briefe hintereinander enthält. Kontrollieren Sie den Inhalt, inklusive der Platzhalter, in diesem Dokument sorgfältig.

Schritt 2: Serienbrief als PDF speichern und in Einzeldokumente aufteilen

DeepSign benötigt für jeden Empfänger ein eigenes Dokument. Das zusammengeführte Dokument müssen Sie daher aufteilen.

1. Als PDF drucken
Drucken Sie das zusammengeführte Word-Dokument über Datei → Drucken mit dem Drucker Microsoft Print to PDF (oder speichern Sie es über Speichern unter → PDF).

2. PDF aufteilen
Öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Acrobat Pro und gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie Seiten organisieren.
2. Klicken Sie auf Teilen.
3. Wählen Sie als Kriterium Anzahl der Seiten und geben Sie an, wie viele Seiten ein einzelner Brief umfasst (bei einseitigen Briefen: 1).
4. Legen Sie über Ausgabeoptionen einen Zielordner fest und bestätigen Sie mit Teilen.

Sie erhalten nun für jeden Empfänger eine eigene PDF-Datei.

Wichtig: Umfasst jeder Brief mehrere Seiten, muss die Seitenzahl beim Teilen für alle Briefe gleich sein. Bei unterschiedlich langen Briefen ist die automatische Aufteilung nach Seitenzahl nicht möglich.

Schritt 3: Dokumente hochladen und Batch-Versand durchführen

1. Melden Sie sich bei DeepSign an.
2. Laden Sie alle einzelnen PDF-Dokumente zusammen hoch (Achten Sie darauf, dass Sie die Umschlag-Funktion deaktiviert haben)
3. Starten Sie den Batch-Versand in dem Sie in der Navigation links den Reiter „Entwurf“ öffnen, alle Dokumente auswählen und „Einladung versenden“ klicken

Dank der Verwendung von den Platzhaltern im Serienbrief, werden Signaturfelder und Empfänger automatisch erkannt.

Jeder Empfänger erhält nun sein persönliches Dokument zur Unterzeichnung.

Schritt 4 (optional): Alle Dokumente mit der Stapelsignatur signieren

Müssen auch Sie als Absender alle Dokumente unterzeichnen, sparen Sie Zeit mit der Stapelsignatur: Damit signieren Sie alle Dokumente in einem Arbeitsschritt, statt jedes einzeln zu öffnen.

Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier: Stapelsignatur