DeepSign Archivage

IMPORTANT : La nouvelle fonctionnalité « DeepSign Storage » peut être gérée dans DeepAdmin après la version du 29.01.2026. Le dépôt sera activé au 01.03.2026.

DeepSign Storage vous permet de stocker les documents DeepSign terminés dans votre DeepBox personnelle, de manière sûre et à long terme. Ainsi, vos documents restent disponibles dans l’écosystème DeepCloud même après l’expiration de la période de conservation de 14 jours de DeepSign.

Dans le dépôt DeepSign, les documents ne sont pas automatiquement supprimés et doivent être supprimés manuellement si nécessaire.

Activer DeepSign Storage

Tout utilisateur DeepSign enregistré peut activer le DeepSign Storage dans DeepAdmin.
Par défaut, le DeepSign Storage est désactivé.

Les organisations peuvent décider de bloquer le DeepSign Storage pour tous les membres. Dans ce cas, les utilisateurs individuels ne peuvent pas utiliser la fonction.
Par défaut, l’utilisation du DeepSign Storage est autorisée pour les membres de l’organisation. Ce paramètre peut être modifié par l’owner d’une organisation.

Remarque importante :
Si un utilisateur est membre de plusieurs organisations et qu’une seule de ces organisations n’autorise pas le DeepSign Storage, le dépôt ne peut pas être activé.
Si l’utilisateur souhaite néanmoins utiliser le DeepSign Storage, il doit être autorisé par toutes les organisations – ou l’utilisateur doit avoir des comptes séparés pour les autres organisations.

Questions et réponses sur le DeepSign Storage

Pourquoi ne puis-je pas activer le DeepSign Storage ?

Les organisations peuvent interdire l’utilisation du dépôt. Si vous êtes membre de plusieurs organisations, il suffit qu’une organisation l’interdise. Contactez un owner de l’organisation pour lever cette restriction.

Quels sont les paramètres d’un nouveau compte DeepCloud ?

Par défaut, le DeepSign Storage est désactivé pour chaque utilisateur et doit être activé activement.

Les organisations autorisent par défaut l’utilisation du DeepSign Storage pour les membres et doivent le désactiver activement si elles ne le souhaitent pas.

Où trouver le DeepSign Storage ?

Le DeepSign Storage se trouve dans DeepBox (app.deepbox.swiss). Les paramètres du dépôt se trouvent dans DeepAdmin (admin.deepcloud.swiss).

Quand et dans quels cas le document est-il classé dans l’archivage ?

Les documents issus de processus de signature terminés sont stockés dans le DeepSign Storage. Le facteur déterminant est de savoir si le paramètre est actif pour l’utilisateur au moment de la clôture.

Sont considérés comme achevés

• Documents entièrement signés
• Documents scellés
• Documents refusés
• Documents retirés

Limitation importante pour les documents retirés :

• Le document n’est PAS archivé pour les signataires ou les approbateurs ainsi que pour les observateurs sans droits d’administration pour lesquels la signature était en attente.
• Le document n’est archivé que pour les signataires ou les approbateurs, les observateurs admin et l’initiateur, si la signature était terminée.

Le document est-il supprimé par DeepSign immédiatement après son enregistrement dans le DeepSign Storage ?

Non, dans DeepSign, les documents sont toujours conservés pendant 14 jours.

Qu’est-ce qui est stocké ou non dans le DeepSign Storage ?

Le document PDF signé est stocké dans le DeepSign Storage.

Les informations suivantes ne sont pas stockées :

• Annexes au document
• Commentaires sur le document
• Informations sur le processus de signature (par exemple, observateur, approbateur)

Pour qui un document clôturé est-il archivé dans le DeepSign Storage ?

Pour tous les participants au processus de signature :

• L’initiateur
• Tous les signataires
• Tous les observateurs (avec ou sans droits d’administration)
• Tous les approbateurs

Les personnes impliquées doivent encore faire partie du processus de signature à la fin de celui-ci. Par exemple, si une personne est retirée au milieu du processus et perd ainsi l’accès au document, le document ne sera pas stocké dans le DeepSign Storage.

Je souhaite désactiver le DeepSign Storage. Les documents seront-ils tous automatiquement supprimés ?

Non, les documents dans le DeepSign Storage ne sont pas automatiquement supprimés. Cela doit être fait par l’utilisateur.

Remarque : Les documents supprimés du DeepSign Storage sont déplacés dans la corbeille. Les documents y sont automatiquement supprimés après 30 jours, mais peuvent être supprimés définitivement à tout moment.

Puis-je stocker un nombre illimité de documents dans le DeepSign Storage (espace disponible) ?

Non, chaque compte dispose d’un espace de stockage gratuit de 1 Go. Cet espace est partagé avec le stockage DeepMail et l’espace personnel dans DeepBox.

Si vous avez besoin de plus d’espace de stockage, vous pouvez mettre en place une organisation personnelle et acheter de l’espace de stockage supplémentaire pour 9,- CHF par 500 Go.