Le même document peut-il être traité plusieurs fois par DeepBox ?

Oui, des documents identiques peuvent être traités plusieurs fois par la DeepBox. Pour que les doubles saisies soient reconnues dans Abacus, il existe les possibilités de paramétrage suivantes, qui peuvent être effectuées dans le programme Abacus K621 / Base entreprise / Définitions / Saisie des documents.

La référence du document n’est pas vérifiée, le document est toujours créé

Avec le paramètre « Enregistrer et consigner le document lors du traitement automatique », le document n’est pas vérifié pour les références de document déjà existantes. Si un document avec une référence de document existante est traité via la DeepBox, le document est toujours créé sans avertissement.

Si la référence du document existe déjà, le document atterrit dans la boîte de réception – mais peut être traité ultérieurement.

Avec le paramètre « Enregistrer dans les documents en attente lors du traitement automatique », le document traité via la DeepBox est contrôlé quant aux références de document déjà existantes. Si un document avec une référence identique existe déjà, le document atterrit dans l’inbox AbaScan correspondante avec l’avertissement suivant : « La référence de document saisie a déjà été utilisée pour le même fournisseur ».

Le paramètre « Vérifier la référence du document par fournisseur » ne fonctionne pas lors d’une mise à jour directe dans K11 ! La raison en est que les interfaces dans Abacus ignorent les ‘avertissements’ et que DeepBox importe également les données dans Abacus via une interface.

Si la référence du document existe déjà, le document atterrit dans la boîte de réception – ne peut pas être traité ultérieurement

Si le paramètre « La référence du document par fournisseur doit être unique » est activé, tous les documents avec un numéro de référence déjà existant seront placés dans l’inbox AbaScan correspondante. Ici aussi, le message suivant apparaît : « La référence de document saisie a déjà été utilisée pour le même fournisseur ».

Avec ce paramètre, il n’est pas possible de poursuivre le traitement du document. Le message d’erreur suivant apparaît.