Pièces jointes à la boîte de réception (fusionner automatiquement les pièces jointes des e-mails)

Conditions préalables

• Abonnement Compact
• Activation de DeepFlow
• Téléchargement de la facture via e-mail / adresse pour cette boîte de réception

Mise en place

Générer une adresse pour cette boîte de réception

• Dans la boîte de réception de la box souhaitée, une adresse peut être générée à l’aide des trois points. Un lien e-mail et un lien de téléchargement sont créés. Pour la fusion, le lien e-mail doit être utilisé

Activer DeepFlow

• Pour pouvoir activer « Flows », il faut d’abord créer un utilisateur de service. Celui-ci peut être activé dans les paramètres DeepO, sous les paramètres d’organisation. Dans cet onglet, il faut également activer « Flows ».

Activer les pièces jointes vers la boîte de réception

• De plus, le paramètre « Pièces jointes à la boîte de réception » doit être activé dans les paramètres DeepO. En outre, il est possible de définir si les documents fusionnés doivent être regroupés dans le dossier Abacus ou s’ils doivent être présentés individuellement.

Version

Si un e-mail contenant une facture avec plusieurs PDF est maintenant envoyé à l’adresse e-mail de la boîte de réception, ces documents sont fusionnés et téléchargés comme un seul document dans la boîte de réception DeepBox.
Le document téléchargé est automatiquement muni d’un ‘tag’.

A noter
Les documents fusionnés doivent être contrôlés manuellement et, si nécessaire, séparés manuellement (symbole de ciseaux dans l’éditeur DeepBox). Si nécessaire, les documents portant cette balise peuvent être exclus du traitement automatique par DeepFlow (DeepFlow/Accepter & traiter).

La case « Classer séparément les pièces jointes au courriel dans le dossier Abacus » permet de contrôler si les documents sont regroupés dans le dossier Abacus ou s’ils sont classés séparément, comme dans le courriel.

Règles

• Les courriers contenant plusieurs factures et plusieurs codes QR ne sont pas fusionnés.
• Les factures et les codes QR sont fusionnés et sont pertinents pour l’analyse. D’autres annexes telles que les ‘reçus’ ou les ‘lettres d’accompagnement’ sont jointes au PDF, mais ne sont pas analysées.
• 10 pièces jointes au maximum, sinon toutes les pièces jointes seront téléchargées individuellement.
• Les « mails dans les mails dans les mails … » ne fonctionnent pas, du moins à partir d’un certain nombre « d’imbrications de mails ».

Raisons pour lesquelles les pièces jointes ne sont pas fusionnées.

• Pour exactement deux annexes qui forment une combinaison d’une facture et d’une note de crédit
• Si différentes références de paiement QR sont trouvées dans les pièces jointes
• Si plusieurs pièces jointes ont le même type de document, elles ne seront pas fusionnées si au moins un des paramètres suivants est différent
  • Montant
  • Date de la facture
  • Numéro de facture