Reconnaissance automatique des biens immobiliers

Ci-dessous, nous montrons comment les documents contenant des détails immobiliers peuvent être traités automatiquement par la DeepBox.

Remarque : cet article se réfère uniquement à la reconnaissance des biens immobiliers.
Si vous travaillez avec des secteurs d’activité dans le domaine financier, vous devez continuer à créer une Advanced box séparée pour chaque secteur d’activité, comme d’habitude.

Données de base

Les données de base (surtout les biens immobiliers) doivent obligatoirement être téléchargées depuis Abacus :

(n° de bien, propriétaire, rue, code postal, ville, pays, centre de coûts, centre de coûts 2, EGID, ERP-ID)

Contenu de la facture

Dans l’idéal, les fournisseurs inscrivent l’EGID ou le nom exact de l’immeuble ou du secteur d’activité sur la facture. L’adresse ou le code postal/la ville peuvent également être pris en compte pour le rapprochement de la propriété, mais c’est moins évident (car plusieurs propriétés peuvent se trouver au même endroit et à la même adresse) et donc plus difficile à rapprocher correctement. Les informations peuvent être prises en compte soit comme ligne de référence, soit dans l’adresse du destinataire :

Si une ligne de référence existe, elle a la priorité sur l’adresse du destinataire. Ce n’est que lorsqu’il n’y a pas de ligne de référence que l’adresse du destinataire est prise en compte.

Détection automatique d’un objet

La facture est chargée dans la boîte de réception. Sur la facture, l’immeuble est indiqué avec son adresse (par exemple Girtannerstrasse 6/8). Si l’adresse est précédée d’un mot-clé générique, tel que objet (comme dans l’exemple ci-dessous), maison, immeuble, bâtiment, etc. L’éditeur DeepBox remplit alors les données de l’éventuel bien immobilier.

Entraînement à l’aide de suggestions / mots-clés pour la reconnaissance d’un objet

L’immeuble ne peut pas être reconnu automatiquement, par exemple parce qu’il n’y a pas de mot-clé correspondant sur la facture, que les informations sur l’immeuble ne sont pas assez détaillées, que plusieurs secteurs d’activité sont à la même adresse ou que les informations sont mal positionnées.

Dans ce cas, l’immeuble peut être transféré via une proposition dans le champ « ERP-ID », « Immeuble » ou « EGID », en définissant comme condition les caractéristiques de l’immeuble correspondant. Ou si un mot-clé récurrent est présent sur une mise en page de facture, il peut également être entraîné à l’aide de mots-clés sur le champ « ERP-ID », « Propriété » ou « EGID ».

Sur la base du mot-clé ou de la proposition, les autres données de la propriété sont rechargées et affichées dans DeepO Editor.

Remarque : les suggestions et les mots-clés peuvent être saisis sur « toutes les adresses ». Ainsi, les informations sur les biens immobiliers sont vérifiées chez tous les fournisseurs.

Mot-clé

Remarque: l’article de support suivant décrit comment configurer un mot-clé.

Remarque: l’article de support suivant décrit comment configurer un mot-clé.

Proposition

Remarque : l’article de support suivant décrit comment configurer une suggestion.

Remarque : les suggestions et les mots-clés peuvent être saisis sur « toutes les adresses ». Ainsi, les informations sur les biens immobiliers sont vérifiées chez tous les fournisseurs.

Domaine d’activité par bien immobilier

Pour les mandants qui gèrent un domaine d’activité par bien immobilier, les règles suivantes s’appliquent :

Conditions préalables :

• Chaque bien immobilier représente un secteur d’activité
• Advanced box ouverte au niveau du client
• Données de base téléchargées
• « DeepO training » actif (min. Compact Abo)

Sur la base de la reconnaissance automatique des détails des biens immobiliers dans la DeepBox, le domaine d’activité correct est transmis dans le programme K11 « Saisir/corriger les factures ».

S’il n’y a pas de détails sur les biens immobiliers, le document est classé dans le programme K11 « Saisir/corriger les factures » dans l’onglet « Documents en suspens ». De là, le document peut être traité ultérieurement. Dans ce cas, le domaine d’activité doit être activé manuellement. Pour qu’aucun document sans bien immobilier ne soit traité dans Abacus, il est également possible de placer une validation dans DeepO sur le champ Bien immobilier.

Remarque : Voir également l’article de support suivant pour la validation.