Mailroom

La Mailroom Box è una casella di posta centrale. I documenti vengono caricati e analizzati in questa casella e inoltrati ad altre caselle in base alle impostazioni definite. Per poter utilizzare Mailroom, la funzione deve essere attivata.

Arredamento

Nelle impostazioni di DeepO viene aperta una nuova scheda “Mailroom” per la casella di distribuzione memorizzata.
In questa scheda devono essere inseriti gli spedizionieri e deve essere selezionata una casella avanzata per ogni indirizzo di fatturazione. È possibile selezionare gli indirizzi per la definizione dell’inoltro, che vengono inseriti nella scheda “Impostazioni della casella” alla voce “Indirizzi” della rispettiva casella.

Applicazione

Dopo aver caricato i file, i documenti vengono analizzati.
Non appena viene riconosciuto un indirizzo dalle impostazioni, il documento viene inoltrato alla casella corrispondente. Se viene riconosciuto un indirizzo non memorizzato nelle impostazioni della Mailroom, l’inoltro deve essere avviato manualmente. Se il documento viene aperto nell’Editor, viene visualizzato un messaggio che indica che non è stato possibile inoltrare il documento automaticamente.

Aree di applicazione

La Mailroom Box viene utilizzata, ad esempio, quando si lavora con le business unit in Abacus. Per ogni GB deve essere aperta una casella avanzata.
La distribuzione può essere automatizzata in modo che lo smistamento o la distribuzione dei documenti alle singole aree aziendali non debba avvenire manualmente. La casella di posta centrale inoltra i documenti alle rispettive caselle GB e da lì i documenti possono essere trasferiti ad Abacus.