Mailroom

Il Mailroom distribuisce automaticamente i documenti in arrivo alla casella di destinazione corretta in base alle regole di inoltro. L’assegnazione avviene in base all’indirizzo del destinatario riconosciuto sul documento. Se più caselle di destinazione utilizzano lo stesso indirizzo, le regole di inoltro possono essere ulteriormente precisate con criteri di identificazione, ad esempio per distinguere i diversi reparti.

Crea una regola di reindirizzamento

1. Nelle impostazioni di DeepO, nella scheda “Mailroom”, clicca su “Aggiungi”.
2. Scegli la casella di destinazione
3. Controlla gli indirizzi salvati. Cliccando sull’icona della matita puoi modificarli e salvare più indirizzi (ad es. sede centrale e filiale).
4. Scegli il criterio di assegnazione:
   • Solo corrispondenza degli indirizzi: inoltro in base all’indirizzo del destinatario.
   • Corrispondenza degli indirizzi e caratteristiche: inoltre, sul documento devono comparire determinate parole. È utile quando più caselle di destinazione utilizzano lo stesso indirizzo.
5. Confronta il nome del destinatario:
   • Tollerante (consigliato): accetta piccole differenze e varianti ortografiche simili nell’indirizzo
   • Esatto: l’indirizzo rilevato non ammette alcuna variazione
6. Quando fai il matching degli indirizzi, specifica anche le caratteristiche:
   • Caratteristiche: inserisci una o più parole in base alle quali distinguere i documenti.
   • Collegamento:
     • Tutte (+): devono comparire tutte le parole, ad esempio “finanze” e “controlling”
     • Qualsiasi (/): ne basta almeno uno, ad esempio “Servizi anagrafici” o “Controllo anagrafico”
   • Dove si cercano le caratteristiche?
     • Nel blocco degli indirizzi dei destinatari (consigliato): effettua la ricerca nell’intero blocco dei destinatari, comprese le righe relative ai reparti e alle “All’attenzione di”.
     • Su tutta la prima pagina: se il reparto non è indicato nel riquadro dell’indirizzo del destinatario, ma, ad esempio, nel testo della fattura.
7. Salva.

Prova l’inoltro

Nella configurazione di Mailroom, attiva la “modalità di prova”. Carica alcune fatture nella box di Mailroom. A ogni documento verrà assegnato un tag e un commento DeepFlow nell’area dei dettagli a destra.

La presenza di più risultati non è un errore di sistema: Mailroom non assegna il documento a caso, ma lascia che sia l’utente a farlo. Questo può succedere, ad esempio, nel caso di fatture collettive destinate a più reparti.

Esempio: