Processo di firma

Avvia il processo di firma

Il processo di firma può essere avviato facilmente nel DeepSign Cockpit caricando un documento (PDF, Word o Excel) tramite drag & drop o tramite il pulsante di caricamento (Nuovo documento).

Suggerimento: puoi anche caricare più documenti contemporaneamente.

In alternativa, il processo di firma in DeepBox per un documento (PDF, Word o Excel) può essere avviato direttamente tramite il menu contestuale.

Avete inoltre la possibilità di caricare più documenti contemporaneamente e inviarli ai firmatari in un’unica operazione utilizzando la funzionalità Busta (Envelope). Per saperne di più, consultate il nostro articolo di supporto: La funzione Busta di DeepSign

Definire il processo di firma

1. Tipo di firma: per prima cosa devi scegliere il livello di sicurezza adatto in base al documento. Se serve una firma avanzata o qualificata, devi specificare l’ambito giuridico valido (CH o UE).
2. Impostazione obbligatoria del servizio di identificazione: di default, chi firma può scegliere tra DeepID e Mobile ID. C’è però la possibilità di impostare come obbligatorio uno dei due servizi di identificazione.

3. Aggiungi firmatari: poi inserisci l’indirizzo e-mail delle persone che devono firmare.
4. Stabilire l’ordine: se le firme devono essere apposte in un ordine specifico, ad esempio da parte dell’inquilino e del locatore, è possibile stabilire l’ordine di firma.
5. Approvatore: con la funzione “Approvatore” puoi aggiungere un passaggio di approvazione prima della firma vera e propria. Il processo di firma prosegue solo dopo che l’approvatore designato ha verificato e approvato il documento. Questa funzione è ideale, ad esempio, per le approvazioni interne da parte dei superiori o dell’ufficio legale. Le approvazioni sono gratuite e disponibili a partire dal piano DeepCloud Small.
6. Consenti allegati ai firmatari: la persona invitata può caricare altri documenti come allegati prima di firmare. Gli allegati possono essere caricati solo se nessuno ha ancora firmato il documento. Se è stata definita una sequenza, solo una persona del primo gruppo può caricare allegati.

7. Posizionare la firma: con questa opzione puoi decidere se vuoi inserire la firma visibile sul documento.
8. Osservatore: con il ruolo di osservatore puoi visualizzare il documento e lo stato attuale del processo di firma senza dover firmare tu stesso. Se sei un osservatore con diritti di Admin, puoi anche ritirare il documento o inviare promemoria.
9. Avviso per tutti gli interessati: puoi inserire un commento che verrà inviato insieme all’invito via e-mail.
10. Aggiungere allegati: chi avvia un processo di firma può allegare al documento file fino a 40 MB.

Segno

Dopo aver avviato il processo di firma, tutte le persone coinvolte ricevono un’e-mail di invito a firmare il documento. Possono accedere al documento tramite il link contenuto nell’e-mail. Una firma semplice può essere firmata come ospite. Tuttavia, per le firme avanzate e qualificate è necessario un account DeepCloud, sia per la lettura che per la firma del documento.

Nella modalità firma sono disponibili diverse funzioni e informazioni (vedi figura sopra):

11. Firma visiva: il firmatario può inserire una firma visiva in questo campo. Se questo campo rimane vuoto, il nome del firmatario viene inserito automaticamente nella firma visiva.
12. Personalizza firma: apre un’ulteriore finestra in cui è possibile effettuare ulteriori impostazioni per la firma visiva.
13. Servizio ID: Il firmatario può scegliere tra DeepID e Mobile ID. Questo non è richiesto per la firma semplice.
14. Informazioni: Vengono visualizzate varie informazioni, come il richiedente, un messaggio opzionale e i partecipanti invitati al processo di firma.
15. Scarica: Il documento può essere scaricato in qualsiasi momento.

Completa il processo di firma

Una volta che il documento è stato firmato da tutti i partecipanti, il processo di firma è completo. Il documento può ora essere scaricato e utilizzato.