DeepO-Analyse-Workflow: Von der Inbox bis zur Verarbeitung

In diesem Artikel wird der Workflow der DeepO-Analyse aufgezeigt. Der Ablauf beschreibt, wie ein Beleg vom Upload in die Inbox bis zur Verarbeitung durchläuft.

Standardworkflow – Out of the Box

Der Standardworkflow läuft ohne zusätzliche Konfiguration oder Training ab. Er zeigt, wie ein Beleg automatisch analysiert und anschliessend im DeepO Editor geprüft wird.

Dokument in Inbox

Sobald ein Beleg in die Inbox hochgeladen wird, wird der Workflow automatisch gestartet. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Dokumente in die Inbox hochgeladen werden können, welche im folgenden Artikel beschrieben sind: Möglichkeiten Belege in die DeepBox hochzuladen.

Basisanalyse

Die Basisanalyse wird bei jedem Beleg, welcher in die Inbox hochgeladen wird, angewendet. Die Basisanalyse besteht aus einer KI- und OCR-Analyse. Die erkannten Daten werden zusätzlich mit den hochgeladenen Stammdaten (zum Beispiel aus dem Abacus) abgeglichen. Daraus wird der Dokumenttyp bestimmt und dessen Inhalte erkannt.

DeepO Editor

Sobald die Basisanalyse abgeschlossen ist, kann der Beleg in der Inbox angeklickt werden und der DeepO Editor öffnet sich. Alle erkannten Daten wie z. B. Adresse, Beträge, Zahlungsinformationen etc. sind in den zugehörigen Feldern abgefüllt und im Beleg markiert. Die Werte können geprüft, korrigiert und bei Bedarf manuell ergänzt werden.

Workflow mit allen Trainings

Sind alle Trainingsfunktionen aktiviert, erweitert sich der Ablauf um zusätzliche Schritte. Schlüsselwörter, Flows, Vorschläge und Validierungen ergänzen die Basisanalyse und automatisieren die Erkennung weiter.

Dokument in Inbox

Sobald ein Beleg in die Inbox hochgeladen wird, wird der Workflow automatisch gestartet. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Dokumente in die Inbox hochgeladen werden können, welche im folgenden Artikel beschrieben sind: Möglichkeiten Belege in die DeepBox hochzuladen.

Basisanalyse

Die Basisanalyse wird bei jedem Beleg, welcher in die Inbox hochgeladen wird, angewendet. Die Basisanalyse besteht aus einer KI- und OCR-Analyse. Die erkannten Daten werden zusätzlich mit den hochgeladenen Stammdaten (zum Beispiel aus dem Abacus) abgeglichen. Daraus wird der Dokumenttyp bestimmt und dessen Inhalte erkannt.

Schlüsselwörter

Mit der Funktion «Schlüsselwörter» können spezifische Begriffe aus einem Beleg erkannt und den entsprechenden Feldern im DeepO Editor zugewiesen werden. Das Schlüsselwort muss dabei exakt mit dem Inhalt im Dokument übereinstimmen. Weitere Informationen finden Sie im verlinkten Artikel: Schlüsselwörter trainieren.

Flows

Mit DeepFlow lassen sich Automatisierungen für Belege definieren, welche zum Beispiel den Dateinamen ändern, Tags setzen oder Belege automatisch verarbeiten. Der Zeitpunkt, wann ein Flow ausgeführt wird, hängt von der Einstellung «Anwenden bei» ab. Weitere Informationen finden Sie im verlinkten Artikel: DeepFlow.

Vorschläge

Mit Vorschlägen können anhand von Erkennungsmerkmalen im Dokument und Regeln automatisch Feldwerte gesetzt werden. So kann zum Beispiel eine Rechnung mit dem Merkmal «Miete» anders kontiert werden als eine Rechnung mit dem Merkmal «Kauf». Weitere Informationen finden Sie im verlinkten Artikel: Vorschläge trainieren.

DeepO Editor

Sobald die Basisanalyse abgeschlossen ist, kann der Beleg in der Inbox angeklickt werden und der DeepO Editor öffnet sich. Alle erkannten Daten wie z. B. Adresse, Beträge, Zahlungsinformationen etc. sind in den zugehörigen Feldern abgefüllt und im Beleg markiert. Die Werte können geprüft, korrigiert und bei Bedarf manuell ergänzt werden.

Validierungen

Mit den Validierungen können Felder auf ihren Wert überprüft werden. Ist zum Beispiel ein gewähltes Pflichtfeld nicht ausgefüllt, kann der Beleg nicht verarbeitet werden und eine Fehlermeldung erscheint. Auch können Bedingungen hinterlegt werden, dass z. B. nur Zahlenwerte in einem spezifischen Feld abgefüllt werden dürfen. Weitere Informationen finden Sie im verlinkten Artikel: Validierungen.