Dossierablage via Abacus-Barcode in DeepO

Mit dieser Funktion können Dokumente, die einen Abacus-Dossier-Barcode enthalten, automatisch im richtigen Dossier abgelegt werden – direkt aus der DeepBox Inbox.

Wie funktioniert die Dossierablage?

Erkennung
Sobald Sie ein Dokument mit einem gültigen Dossier-Barcode in die DeepBox Inbox ziehen, wird automatisch der Dokumenttyp ‚Dossierablage‘ gesetzt.

Prüfung im Editor
Die im Barcode enthaltenen Ablageinformationen (Mandant, Applikation, Objekt, Dossier) werden im DeepO Editor angezeigt. Diese Felder sind schreibgeschützt und können nicht manuell geändert werden.

Ablage
Bei der Verarbeitung wird das Dokument automatisch im entsprechenden Abacus-Dossier abgelegt.

Voraussetzungen und Einrichtung

• Die Abacus-Dossierstruktur muss über den „DeepBox Stammdaten Upload“ im Abacus Programm ‚Q9081 DeepO Verwaltung‘ hochgeladen sein.
• Die Dossierablage muss unter DeepO Einstellungen / Box Einstellungen / Weitere Einstellungen aktiviert werden.
• Jede Box ist einem Abacus-Mandanten zugeordnet. Das Dokument muss in der entsprechenden Box verarbeitet werden. Eine mandantenübergreifende Ablage ist nicht möglich.
• Die Abacus-Barcode-Typen PDF417, Code 128, DataMatrix und QR-Code werden unterstützt.

Weitere Informationen

Was passiert bei einem mehrseitigen PDF mit einem Barcode pro Seite?
Enthält ein PDF mehrere Seiten mit je einem eigenen Barcode, werden die Seiten automatisch in separate Dokumente aufgeteilt und jeweils im korrekten Dossier abgelegt. Voraussetzung dafür ist, dass DeepFlow aktiviert ist (identisches Verhalten wie bei der Dokumententrennung).

Kann ich das Dossier manuell auswählen oder ändern?
Nein, die Ablage erfolgt automatisch basierend auf dem erkannten Barcode. Eine manuelle Auswahl des Zieldossiers ist nicht möglich.

Was passiert bei einem ungültigen Barcode?
Ist der Barcode ungültig, beispielsweise weil der Mandant nicht übereinstimmt oder das Dossier nicht existiert, wird die Verarbeitung blockiert. Das Dokument bleibt in der DeepBox und kann erst nach Behebung des Fehlers verarbeitet werden.

Werden DeepO-Trainings wie Vorschläge oder Keywords angewendet?
Nein, bei der Dossierablage via Barcode werden keine DeepO-Trainings angewendet. Flows werden jedoch weiterhin ausgeführt, zum Beispiel bei einer automatischen Verarbeitung mit dem Dokumenttyp ‚Dossierablage‘.