Wieso wird nur der Dokumenttyp “Rechnung” in der DeepBox erkannt und nicht Rechnung (Empfangen)?

Beim Hochladen der Adressen aus dem Programm Q908 DeepCloud Verwaltung wird die eigene Mandantenadresse (aus dem Programm 6311) hochgeladen. Diese Adresse wird standardmässig als Box-Adresse verwendet und wird u.a. dafür benötigt, Dokumente als „eingehend“ oder „ausgehend“ zu identifizieren.

Stimmt die hochgeladene Mandantenadresse nicht mit der Adresse auf dem Dokument überein, wird lediglich der Dokumenttyp „Rechnung“, „Gutschrift“ oder „Mahnung“ erkannt. Das System erkennt nicht, ob es sich um ein eingehendes oder ausgehendes Dokument handelt. 

Damit das System die Dokumente automatisch als ein- oder ausgehend identifizieren kann, gibt es folgende Möglichkeiten:

Option 1: Der Ersteller des Dokumentes verwendet eine falsche Anschrift. Dem Ersteller sollte die korrekte Anschrift mitgeteilt werden.

Option 2: Die Mandantenadresse, die hochgeladen wurde, ist falsch und muss korrigiert werden. 

Option 3: Die Anschrift aus dem Dokument ist korrekt und kann als zusätzliche Box-Adresse erfasst werden – vergleichbar mit einem Briefkasten mit mehreren Alias-Anschriften. Das System gleicht die Adresse aus dem Dokument mit jeder vorhandenen Box-Anschrift ab.

• Wird ein Dokument nicht als ein- oder ausgehend erkannt, kann dieses im DeepO Editor geöffnet werden. Rechts unten im DeepO Editor kann auf die erkannte Adresse geklickt werden, damit der Dialog „Adressalternativen“ geöffnet wird. Mit dem Button „Adresse als zusätzliche Anschrift erfassen“ kann die erkannte Adresse mit einem Mausklick erfasst werden.
• In den DeepO-Einstellungen – Box Einstellungen – Anschriften können die Abacus Einstellungen übersteuert und weitere Box-Adressen manuell erfasst werden.

Falls Sie diese Möglichkeiten nicht in Betracht ziehen, kann der korrekte Dokumenttyp über das Dropdown manuell ausgewählt werden (z.B. Rechnung (Empfangen)).