Archivage des dossiers via code-barres Abacus dans DeepO

Cette fonction permet de classer automatiquement les documents contenant un code-barres de dossier Abacus dans le bon dossier – directement depuis la boîte de réception DeepBox.

Comment fonctionne l’archivage des dossiers ?

Reconnaissance
Dès qu’un document avec un code-barres de dossier Abacus valide est téléchargé dans la boîte de réception DeepBox, le type de document ‘Archivage des dossiers’ est automatiquement défini.

Contrôle dans l’éditeur
Les informations de classement (mandant, application, objet, dossier) contenues dans le code-barres sont affichées dans l’éditeur DeepO. Ces champs sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiés manuellement.

Classement
Lors du traitement, le document est automatiquement classé dans le dossier Abacus correspondant.

Conditions préalables et mise en place

• La structure du dossier Abacus doit être téléchargée via le téléchargement des données de base DeepBox dans le programme Abacus ‘Q9081 Gestion du DeepO’.
• Le Archivage des dossiers doit être activé dans Paramètres DeepO / Paramètres de la box / Autres paramètres.
• Chaque box est associée à un mandant Abacus. Le document doit être traité dans la box correspondante. Un classement inter-mandants n’est pas possible.
• Les types de codes-barres Abacus PDF417, Code 128, DataMatrix et QR-Code sont pris en charge.

Plus d’informations

Que se passe-t-il dans le cas d’un PDF de plusieurs pages avec un code-barres par page?
Si un PDF contient plusieurs pages, chacune avec son propre code-barres, les pages sont automatiquement séparées en documents distincts et classées dans le dossier correct. Pour cela, il faut que DeepFlow soit activé (comportement identique à celui de la séparation des documents).

Puis-je sélectionner ou modifier manuellement le dossier?
Non, le classement se fait automatiquement sur la base du code-barres reconnu. Il n’est pas possible de sélectionner manuellement le dossier de destination.

Que se passe-t-il en cas de code-barres non valide?
Si le code-barres n’est pas valide, par exemple parce que le mandant ne correspond pas ou que le dossier n’existe pas, le traitement est bloqué. Le document reste dans la DeepBox et ne peut pas être traité tant que l’erreur n’a pas été corrigée.

Les entraînements DeepO tels que les propositions ou les mots-clés sont-ils appliqués?
Non, aucun entraînement DeepO n’est appliqué lors de l’archivage des dossiers via code-barres. Les flows continuent cependant à être exécutés, par exemple lors d’un traitement automatique avec le type de document ‘Archivage des dossiers’.