La fonction Enveloppe de DeepSign
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La fonction Enveloppe (en anglais : Envelope) permet d’envoyer plusieurs documents en même temps, dans un seul processus, aux signataires.
Exemple : Muster AG souhaite envoyer à un nouveau collaborateur plusieurs documents à signer, par exemple un contrat de travail, une déclaration de confidentialité et un règlement. Plutôt que de créer trois processus distincts, tous les documents peuvent être regroupés dans une « enveloppe » et envoyés ensemble.
Comment activer la fonction Enveloppe ?
Lors du téléchargement de plusieurs documents, un bouton bascule (toggle) permet de choisir si ceux-ci doivent être téléchargés dans une seule enveloppe ou en tant que processus individuels :
| Option | Comportement |
|---|---|
| Enveloppe activée (toggle actif) | Tous les documents sont téléchargés dans un seul processus et peuvent être consultés et signés dans leur ensemble par le signataire. |
| Enveloppe désactivée (toggle inactif) | Les documents sont téléchargés individuellement et peuvent être envoyés et signés indépendamment les uns des autres. |
Quelle option choisir ?
- Enveloppe activée : Idéale lorsqu’une même personne doit signer plusieurs documents liés entre eux — par exemple un contrat de travail accompagné de ses annexes pour un nouveau collaborateur.
- Enveloppe désactivée : Idéale lorsque le même document doit être envoyé à plusieurs personnes de manière indépendante — par exemple un nouveau règlement du personnel envoyé à trois collaborateurs existants, chacun devant le signer séparément.
Créer une enveloppe a posteriori
En mode brouillon, vous pouvez également ajouter des documents supplémentaires à un processus existant en toute flexibilité, transformant ainsi un processus DeepSign classique en processus Enveloppe après coup.
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