Publipostage pour l’envoi en masse avec DeepSign

Vous souhaitez envoyer un même document, par exemple un contrat, une directive interne ou une note d’information, à de nombreux destinataires en le personnalisant et en leur demandant de le signer ? Le publipostage dans Word et l’envoi par lot dans DeepSign vous permettent de le faire efficacement. Ce guide vous explique la marche à suivre.

Cas d’utilisation

Exemples de cas d’utilisation :

• Faire signer un document par l’ensemble des collaborateurs, par exemple un nouveau règlement.
• Signer vous-même tous les certificats de l’ensemble des étudiants.

De quoi avez-vous besoin ?

• Microsoft Word et Excel
• Adobe Acrobat Pro ou un autre logiciel PDF doté d’une fonction de fractionnement
• Un compte DeepSign

Étape 1 : créer un publipostage dans Word

Un publipostage se compose d’un document commun et d’une liste de destinataires. Word insère automatiquement les informations individuelles, telles que le nom ou l’adresse, pour chaque destinataire.

1. Préparer la liste des destinataires
Créez un tableau dans Excel. Chaque ligne correspond à un destinataire et chaque colonne à une information, par exemple la formule de civilité, le prénom, le nom, l’adresse et l’adresse e-mail. Toutes les informations que vous souhaitez utiliser dans la lettre doivent figurer dans ce tableau. Enregistrez le fichier.

2. Démarrer le publipostage
Ouvrez un document Word vierge ou votre modèle de document. Accédez à l’onglet « Publipostage », puis cliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage ». Sélectionnez ensuite « Assistant Fusion et publipostage pas à pas ».

3. Choisir le type de document et le document de départ
Sélectionnez « Lettres » comme type de document et utilisez le document actuel comme document de départ. Vous pouvez également utiliser un modèle Word ou un document existant.

4. Connecter la liste des destinataires
Cliquez sur « Parcourir… » et sélectionnez votre fichier Excel. Choisissez la feuille de calcul appropriée et vérifiez quels destinataires doivent être inclus. Vous pouvez inclure ou exclure certaines entrées à l’aide des cases à cocher.

5. Rédiger la lettr
Insérez les éléments personnalisés à l’aide du menu :

• « Bloc d’adresse » pour l’adresse du destinataire.
• « Formule d’appel » pour la salutation.
• « Insérer un champ de fusion » pour d’autres informations individuelles, par exemple un numéro de contrat, un montant ou une date.

Conseil : utilisez « Aperçu des résultats » pour vérifier que tous les champs sont correctement renseignés.

6. Insérer des espaces réservés pour les signatures et les adresses e-mail
Les espaces réservés vous permettent de placer les champs de signature et les adresses e-mail correspondantes des destinataires directement dans le document de publipostage. Lors de l’envoi par lot, DeepSign reconnaît ainsi automatiquement les emplacements où une signature est requise et les destinataires auxquels chaque document doit être envoyé. Vous n’avez donc pas besoin de modifier manuellement chaque document.

Insérez les espaces réservés aux endroits de la lettre où la signature visuelle doit apparaître. Pour l’adresse e-mail, vous pouvez également utiliser un champ de fusion provenant de votre tableau Excel. Vous trouverez les espaces réservés disponibles et leur syntaxe ici : Textes d’espaces réservés pour l’automatisation.

7. Fusionner le publipostage
Cliquez sur « Terminer et fusionner », puis sélectionnez « Modifier des documents individuels ». Word crée alors un nouveau document contenant toutes les lettres personnalisées à la suite. Vérifiez soigneusement le contenu de ce document, y compris les espaces réservés.

Étape 2 : enregistrer le publipostage au format PDF et le fractionner en documents individuels

DeepSign nécessite un document distinct pour chaque destinataire. Vous devez donc fractionner le document fusionné.

1. Imprimer au format PDF
Imprimez le document Word fusionné via « Fichier → Imprimer » en sélectionnant l’imprimante « Microsoft Print to PDF », ou enregistrez-le via « Enregistrer sous → PDF ».

2. Fractionner le PDF
Ouvrez le fichier PDF dans Adobe Acrobat Pro et procédez comme suit :

1. Sélectionnez « Organiser les pages ».
2. Cliquez sur « Fractionner ».
3. Sélectionnez « Nombre de pages » comme critère et indiquez le nombre de pages que comprend chaque lettre : 1 pour les lettres d’une seule page.
4. Définissez un dossier de destination dans « Options de sortie », puis confirmez en cliquant sur « Fractionner ».

Vous obtenez ainsi un fichier PDF distinct pour chaque destinataire.

Important : si chaque lettre comprend plusieurs pages, le nombre de pages utilisé pour le fractionnement doit être identique pour toutes les lettres. Si les lettres ont des longueurs différentes, le fractionnement automatique par nombre de pages n’est pas possible.

Étape 3 : importer les documents et effectuer l’envoi par lot

1. Connectez-vous à DeepSign.
2. Importez tous les documents PDF individuels en une seule fois. Veillez à désactiver la fonction d’enveloppe.
3. Lancez l’envoi par lot : dans le menu de navigation à gauche, ouvrez l’onglet « Brouillons », sélectionnez tous les documents et cliquez sur « Envoyer l’invitation ».

Grâce aux espaces réservés utilisés dans le publipostage, les champs de signature et les destinataires sont automatiquement reconnus.

Chaque destinataire reçoit alors son document personnalisé à signer.

Étape 4 (facultative) : signer tous les documents avec la signature par lot

Si vous devez également signer tous les documents en tant qu’expéditeur, la signature par lot vous permet de gagner du temps : vous signez tous les documents en une seule opération, sans devoir les ouvrir individuellement.

Vous trouverez un guide détaillé ici : Signature par lot.