Stampa unione per l’invio massivo con DeepSign

Desiderate inviare lo stesso documento, ad esempio un contratto, una direttiva interna o una comunicazione, a numerosi destinatari, personalizzandolo e richiedendone la firma? La stampa unione in Word e l’invio in blocco in DeepSign consentono di farlo in modo efficiente. Questa guida vi spiega come procedere.

Casi d’uso

Possibili casi d’uso:

• Far firmare un documento a tutti i collaboratori, ad esempio un nuovo regolamento.
• Firmare personalmente tutti i certificati di tutti gli studenti.

Di cosa avete bisogno?

• Microsoft Word ed Excel
• Adobe Acrobat Pro o un altro programma PDF con una funzione di divisione
• Un account DeepSign

Passaggio 1: creare una stampa unione in Word

Una stampa unione è composta da un documento comune e da un elenco di destinatari. Word inserisce automaticamente i dati individuali, come il nome o l’indirizzo, per ogni destinatario.

1. Preparare l’elenco dei destinatari
Create una tabella in Excel. Ogni riga corrisponde a un destinatario e ogni colonna a un’informazione, ad esempio titolo di cortesia, nome, cognome, indirizzo e indirizzo e-mail. La tabella deve contenere tutti i dati che desiderate utilizzare nella lettera. Salvate il file.

2. Avviare la stampa unione
Aprite un documento Word vuoto o il vostro modello di documento. Passate alla scheda «Lettere» e fate clic su «Inizia stampa unione». Selezionate quindi «Creazione guidata Stampa unione».

3. Scegliere il tipo di documento e il documento di partenza
Selezionate «Lettere» come tipo di documento e utilizzate il documento corrente come documento di partenza. In alternativa, potete utilizzare un modello Word o un documento esistente.

4. Collegare l’elenco dei destinatari
Fate clic su « Sfoglia… » e selezionate il vostro file Excel. Scegliete il foglio di lavoro appropriato e verificate quali destinatari includere. Potete includere o escludere singole voci tramite le caselle di controllo.

5. Scrivere la lettera
Inserite gli elementi personalizzati tramite il menu:

• «Blocco di indirizzi» per l’indirizzo del destinatario.
• «Formula di apertura» per il saluto iniziale.
• «Inserisci campo unione» per altri dati individuali, ad esempio numero di contratto, importo o data.

Suggerimento: utilizzate « Anteprima risultati » per verificare che tutti i campi siano compilati correttamente.

6. Inserire i segnaposto per le firme e gli indirizzi e-mail
I segnaposto consentono di posizionare i campi firma e i corrispondenti indirizzi e-mail dei destinatari direttamente nel documento di stampa unione. Durante l’invio in blocco, DeepSign riconosce così automaticamente dove è richiesta una firma e a chi deve essere inviato ciascun documento. Non è quindi necessario modificare manualmente i singoli documenti.

Inserite i segnaposto nei punti della lettera in cui deve apparire la firma visiva. Per l’indirizzo e-mail, potete inoltre utilizzare un campo unione della vostra tabella Excel. Le informazioni sui segnaposto disponibili e sulla loro sintassi corretta sono riportate qui: Testi segnaposto per l’automazione.

7. Completare la stampa unione
Fate clic su «Finalizza e unisci» e selezionate «Modifica singoli documenti». Word crea un nuovo documento contenente tutte le lettere personalizzate in sequenza. Controllate attentamente il contenuto di questo documento, compresi i segnaposto.

Passaggio 2: salvare la stampa unione come PDF e dividerla in documenti singoli

DeepSign richiede un documento separato per ogni destinatario. Dovete quindi dividere il documento risultante dalla stampa unione.

1. Stampare in PDF
Stampate il documento Word risultante dalla stampa unione tramite « File → Stampa », selezionando la stampante « Microsoft Print to PDF », oppure salvatelo tramite « Salva con nome → PDF ».

2. Dividere il PDF
Aprite il file PDF in Adobe Acrobat Pro e procedete come segue:

1. Selezionate « Organizza pagine ».
2. Fate clic su « Dividi ».
3. Selezionate « Numero di pagine » come criterio e indicate quante pagine comprende ciascuna lettera: 1 per le lettere di una sola pagina.
4. Impostate una cartella di destinazione tramite « Opzioni di output » e confermate facendo clic su « Dividi ».

Otterrete così un file PDF separato per ogni destinatario.

Importante: se ogni lettera comprende più pagine, il numero di pagine utilizzato per la divisione deve essere uguale per tutte le lettere. Se le lettere hanno lunghezze diverse, non è possibile dividerle automaticamente in base al numero di pagine.

Passaggio 3: caricare i documenti ed effettuare l’invio in blocco

1. Accedete a DeepSign.
2. Caricate tutti i singoli documenti PDF insieme. Assicuratevi di aver disattivato la funzione busta.
3. Avviate l’invio in blocco: nel menu di navigazione a sinistra, aprite la scheda « Bozze », selezionate tutti i documenti e fate clic su « Invia invito ».

Grazie ai segnaposto utilizzati nella stampa unione, i campi firma e i destinatari vengono riconosciuti automaticamente.

Ogni destinatario riceve quindi il proprio documento personalizzato da firmare.

Passaggio 4 (facoltativo): firmare tutti i documenti con la firma in blocco

Se anche voi, in qualità di mittenti, dovete firmare tutti i documenti, la firma in blocco vi permette di risparmiare tempo: potete firmare tutti i documenti in un’unica operazione, senza doverli aprire singolarmente.

Una guida dettagliata è disponibile qui: Firma in blocco.