Die DeepSign Umschlag-Funktion (Envelope-Funktion)
Die Umschlag-Funktion (englisch: Envelope-Funktion) ermöglicht es, mehrere Dokumente gleichzeitig in einem einzigen Prozess an Signierende zu versenden.
Beispiel: Die Muster AG möchte einem neuen Mitarbeiter mehrere Dokumente zur Signatur senden – etwa Arbeitsvertrag, Datenschutzerklärung und Reglement. Statt drei separate Prozesse zu starten, können alle Dokumente in einem „Umschlag“ gebündelt und gemeinsam versendet werden.
Wie aktiviere ich die Umschlag-Funktion?
Beim Hochladen mehrerer Dokumente können Sie per Toggle wählen, ob diese in einem Umschlag oder als einzelne Prozesse hochgeladen werden sollen:
| Option | Verhalten |
|---|---|
| Umschlag aktiviert (Toggle an) | Alle Dokumente werden in einem Prozess hochgeladen und können vom Signierenden als Ganzes betrachtet und signiert werden. |
| Umschlag deaktiviert (Toggle aus) | Die Dokumente werden einzeln hochgeladen und können unabhängig voneinander versendet und signiert werden. |
Wann welche Option?
- Umschlag aktiviert: Ideal, wenn eine Person mehrere zusammengehörige Dokumente gemeinsam signieren soll – zum Beispiel der Arbeitsvertrag samt Anhängen für einen neuen Mitarbeiter.
- Umschlag deaktiviert: Ideal, wenn dasselbe Dokument an mehrere Personen unabhängig voneinander gesendet werden soll – zum Beispiel ein neues Mitarbeiterreglement an drei bestehende Mitarbeitende, die es jeweils separat signieren müssen.
Nachträglich einen Umschlag erstellen
Sie können auch im Entwurfsmodus flexibel weitere Dokumente zu einem bestehenden Prozess hinzufügen und so aus einem normalen DeepSign-Prozess nachträglich einen Umschlag-Prozess machen.
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