Processus de signature

Démarrer le processus de signature

Dans DeepSign Cockpit, le processus de signature peut être facilement lancé en téléchargeant un document (PDF, Word ou fichier Excel) par glisser-déposer ou en utilisant le bouton de téléchargement (Nouveau document).

Astuce : Vous pouvez également télécharger plusieurs documents en même temps.

Alternativement, le processus de signature dans DeepBox peut être lancé directement pour un document (PDF, Word ou fichier Excel) via le menu contextuel.

Vous avez également la possibilité de télécharger plusieurs documents simultanément et de les envoyer aux signataires en une seule opération grâce à la fonctionnalité Enveloppe. Pour en savoir plus, consultez notre article d’assistance : La fonction Enveloppe de DeepSign

Définir le processus de signature

1. Type de signature : vous devez d’abord sélectionner le niveau de sécurité approprié en fonction du document. Dès qu’une signature avancée ou qualifiée est requise, vous devez définir la juridiction applicable (Suisse ou UE).
2. Imposition d’un service d’identification : par défaut, les signataires peuvent choisir entre DeepID et Mobile ID. Il est toutefois possible d’imposer l’un ou l’autre de ces deux services d’identification.

3. Ajouter des signataires : vous devez ensuite indiquer l’adresse e-mail des personnes qui doivent signer.
4. Définir l’ordre de signature : si les signatures doivent être apposées dans un ordre précis, par exemple par le locataire puis le bailleur, il est possible de définir cet ordre de signature.
5. Approbateur : la fonction « Approbateur » permet d’ intégrer une étape de validation supplémentaire avant la signature proprement dite. Le processus de signature ne se poursuit qu’une fois que l’approbateur désigné a vérifié et validé le document. Cette fonction est particulièrement adaptée, par exemple, aux validations internes effectuées par les supérieurs hiérarchiques ou le service juridique. Les validations sont gratuites et disponibles à partir de l’abonnement DeepCloud « Small ».
6. Autoriser les pièces jointes pour les signataires : la personne invitée peut télécharger d’autres documents en pièces jointes avant de signer. Les pièces jointes ne peuvent être téléchargées que si personne n’a encore signé le document. Si un ordre de signature a été défini, seule une personne du premier groupe est autorisée à télécharger des pièces jointes.

7. Placer la signature : cette option vous permet de choisir si vous souhaitez placer la signature visible sur le document.
8. Observateur : le rôle d’observateur vous permet de consulter le document et l’état d’avancement du processus de signature sans avoir à signer vous-même. En tant qu’observateur disposant de droits d’administrateur, vous avez également la possibilité de retirer le document ou d’envoyer des rappels.
9. Information à l’attention de toutes les personnes concernées : il est possible d’ajouter un commentaire qui sera joint à l’invitation envoyée par e-mail.
10. Ajouter des pièces jointes : l’initiateur d’un processus de signature peut joindre au document des pièces jointes d’une taille maximale de 40 Mo.

Signer

Une fois le processus de signature lancé, toutes les personnes impliquées reçoivent un e-mail d’invitation à signer le document. Elles peuvent accéder au document via le lien contenu dans l’e-mail. Pour une signature simple, il est possible de signer en tant qu’invité. Cependant, pour les signatures avancées et qualifiées, un compte DeepCloud est nécessaire, aussi bien pour lire que pour signer le document.

En mode signature, différentes fonctions et informations sont disponibles (voir l’illustration ci-dessus) :

11. Signature visuelle : le signataire peut enregistrer ici une signature visuelle. Si ce champ reste vide, le nom du signataire sera automatiquement inséré dans la signature visuelle.
12. Personnaliser la signature : ouvre une fenêtre supplémentaire dans laquelle vous pouvez définir des paramètres supplémentaires pour la signature visuelle.
13. Choisir le service ID : Le signataire peut choisir entre DeepID et Mobile ID. Cela n’est pas nécessaire pour la signature simple.
14. Informations : Différentes informations sont affichées, telles que le demandeur, un message optionnel et les participants invités au processus de signature.
15. Téléchargement : Le document peut être téléchargé à tout moment.

Terminer le processus de signature

Une fois que le document a été signé par tous les participants, le processus de signature est terminé. Le document peut alors être téléchargé et réutilisé.