Salle de courrier

La Mailroom Box est une boîte de réception centrale. Les documents sont téléchargés et analysés dans cette boîte et transférés vers d’autres boîtes selon les paramètres définis. Pour pouvoir utiliser Mailroom, la fonction doit être activée.

Mise en place

Dans les paramètres DeepO, un nouvel onglet « Mailroom » est ouvert pour la boîte de distribution enregistrée. C’est dans cet onglet que les redirections doivent être saisies.
Une boîte Advanced doit être sélectionnée pour chaque adresse de facturation. Les adresses disponibles pour la définition de la redirection sont celles saisies dans l’onglet « Paramètres de la boîte » sous « Adresses » de chaque boîte.

Application

Une fois les fichiers téléchargés, les documents sont analysés. Dès qu’une adresse est détectée dans les paramètres, le document est redirigé vers la boîte correspondante.
Si une adresse qui n’est pas enregistrée dans les paramètres de Mailroom est détectée, la redirection doit être déclenchée manuellement. Si le document est ouvert dans l’éditeur, un message apparaît indiquant que le document n’a pas pu être transféré automatiquement.

Domaines d’application

La Mailroom Box est utilisée lorsque, par exemple, on travaille avec des domaines d’activité dans Abacus. Une boîte Advanced doit être ouverte pour chaque GB. Pour que le tri ou la répartition des documents sur les différents domaines d’activité ne doivent pas être effectués manuellement, la répartition peut être automatisée.
La boîte de réception centrale transmet les documents aux boîtes GB respectives et de là, les documents peuvent être transmis à Abacus.