Adresses (mail-to-box & direct upload)

Adresses

La fonction Adresse permet aux personnes n’ayant pas accès à DeepBox de télécharger des fichiers dans une boîte de réception. Cela est possible soit via une adresse e-mail (Mail-to-Box), soit via un lien de téléchargement (Direct Upload).

Cela permet aux partenaires d’envoyer facilement et en toute sécurité des documents vers une DeepBox pour un traitement automatisé.

Générer des adresses

Dans une boîte avancée, les adresses peuvent être générées dans la barre d’outils :

Deux canaux sont disponibles : Lien de téléchargement ou adresse électronique. Pour chaque adresse, il est toutefois possible de désactiver soit le lien de téléchargement, soit l’adresse e-mail. En outre, il est possible de définir un motif d’utilisation afin de pouvoir mieux attribuer les adresses à l’avenir.

Téléchargement direct (Direct Upload) : Lien de téléchargement via URL

Lorsque vous appelez l’adresse générée, une page web protégée s’ouvre et permet de télécharger des documents dans la boîte de réception. Le texte de la description est repris comme commentaire dans DeepBox.

Mail-to-Box : adresse électronique

Cette adresse e-mail peut être utilisée comme destinataire de l’e-mail. Les documents joints sont automatiquement chargés dans la boîte de réception et le texte de l’e-mail est repris comme commentaire.

Astuce : Cette adresse e-mail peut également être définie comme destinataire de factures dans DeepAdmin, afin d’envoyer les factures DeepCloud directement dans la boîte de réception de votre boîte. De plus, les clients utilisent également cet e-mail comme destinataire dans le scanner pour charger des documents physiques directement dans la boîte de réception.

Conditions préalables

La fonction d’adresse n’est disponible que dans les « boîtes avancées » et ne peut pas être utilisée dans les « boîtes simples » gratuites.

De plus, seules les personnes disposant de droits d’administrateur ou de propriétaire ou de droits d’organisation sur les boîtes peuvent générer de nouvelles adresses et gérer les adresses existantes.

Gérer les adresses

Les adresses peuvent être gérées dans DeepAdmin dans les paramètres de la boîte.

Les informations suivantes sont affichées :

• Aperçu de toutes les adresses
• Le lien e-mail et l’URL peuvent être copiés
• Le créateur de l’adresse s’affiche
• La date de la dernière utilisation de l’adresse est affichée.
• Le nombre de fois où l’adresse a déjà été utilisée est affiché.

En cliquant sur « Modifier », il est également possible d’effectuer les actions suivantes :

• le lien e-mail ou l’URL soit désactivé
• Modifier la destination des fonds
• L’adresse doit être entièrement supprimée