Mailroom

Die Mailroom Box ist ein zentraler Posteingang. Dokumente werden in dieser Box hochgeladen und analysiert und gemäss den definierten Einstellung an andere Boxen weitergeleitet. Damit Mailroom verwendet werden kann, muss die Funktion aktiviert werden.

Einrichtung

In den DeepO-Einstellungen wird für die hinterlegte Verteilerbox ein neues Register „Mailroom“ eröffnet. In diesem Register müssen die Weiterleitungen erfasst werden.
Pro Rechnungsadresse muss eine Advanced-Box ausgewählt werden. Es stehen die Adressen für die Weiterleitungsdefinition zur Auswahl, welche im Register „Box Einstellungen“ unter „Anschriften“ der jeweiligen Box erfasst sind.

Anwendung

Nach dem Upload der Dateien werden die Dokumente analysiert. Sobald eine Adresse aus den Einstellungen erkannt wurde, wird das Dokument an die entsprechende Box weitergeleitet.
Wird eine Adresse erkannt, welche nicht in den Mailroom Einstellungen hinterlegt ist, muss die Weiterleitung manuell angestossen werden. Wird das Dokument im Editor geöffnet, erscheint eine Meldung, dass das Dokument nicht automatisch weitergeleitet werden konnte.

Anwendungsbereiche

Die Mailroom Box findet dann seine Anwendung, wenn bspw. mit Geschäftsbereichen im Abacus gearbeitet wird. Für jeden GB muss eine Advanced-Box eröffnet werden. Damit die Sortierung bzw. Verteilung der Belege auf die einzelnen Geschäftsbereiche nicht manuell gemacht werden muss, kann die Verteilung automatisiert werden.
Der zentrale Posteingang leitet die Dokumente an die jeweiligen GB-Boxen weiter und von da aus können die Belege ans Abacus übergeben werden.