Mailroom

Der Mailroom verteilt eingehende Belege anhand von Weiterleitungsregeln automatisch an die passende Zielbox. Die Zuordnung erfolgt über die erkannte Empfängeradresse auf dem Beleg. Wenn mehrere Zielboxen dieselbe Anschrift verwenden, können die Weiterleitungsregeln zusätzlich mit Erkennungsmerkmalen präzisiert werden, beispielsweise zur Unterscheidung verschiedener Abteilungen.

Weiterleitungsregel erstellen

1. In den DeepO Einstellungen im Register „Mailroom“ auf Hinzufügen klicken.
2. Zielbox auswählen
3. Hinterlegte Anschriften kontrollieren. Über das Stift-Symbol können Sie diese bearbeiten und mehrere Anschriften hinterlegen (z. B. Hauptsitz und Filiale).
4. Zuordnungskriterium auswählen:
   • Nur Adress-Matching: Weiterleitung anhand der Empfängeranschrift.
   • Adress-Matching und Merkmale: Zusätzlich müssen bestimmte Wörter auf dem Beleg vorkommen. Sinnvoll, wenn mehrere Zielboxen dieselbe Anschrift verwenden.
5. Empfängername vergleichen:
   • Tolerant (empfohlen): Akzeptiert kleinere Abweichungen und ähnliche Schreibweisen in der Anschrift
   • Exakt: die erkannte Anschrift erlaubt keine Abweichungen
6. Bei Adress-Matching und Merkmale zusätzlich festlegen:
   • Merkmale: Ein Wort oder mehrere Wörter eingeben, anhand derer die Belege unterschieden werden.
   • Verknüpfung:
     • Alle (+): Sämtliche Wörter müssen vorkommen, z. B. Finanzen und Controlling
     • Irgendein (/): Mindestens eines genügt, z. B. Einwohnerdienste oder Einwohnerkontrolle
   • Wo werden die Merkmale gesucht?
     • Im Empfängeradressblock (empfohlen): Sucht im gesamten Empfängerblock, auch in Abteilungs- und z.-Hd.-Zeilen.
     • Auf der gesamten ersten Seite: Wenn die Abteilung nicht im Empfängeradressblock, sondern z.B. im Rechnungstext steht.
7. Speichern.

Weiterleitung testen

Aktivieren Sie in der Mailroom Konfiguration den „Testmodus“. Laden Sie einige Rechnungen in die Mailroom-Box hoch. Jeder Beleg erhält einen Tag und einen DeepFlow-Kommentar im rechten Detailbereich.

Mehrere Treffer sind kein Systemfehler: Der Mailroom ordnet den Beleg nicht willkürlich zu, sondern überlässt die Zuordnung dem Benutzer. Das kann beispielsweise bei Sammelrechnungen für mehrere Abteilungen vorkommen.

Beispiel: