Was ist DeepO?

DeepO ist ein intelligentes System zur Dokumentenerkennung und Datenerfassung innerhalb der DeepBox. Es analysiert Belege – zum Beispiel Rechnungen, Quittungen oder andere Dokumentarten – und erfasst die relevanten Informationen automatisch.

Je nach Anforderungen kann DeepO unterschiedlich eingesetzt werden: von der unterstützten Datenerkennung bis hin zu weitgehend automatisierten Dokumentenprozessen. Funktionen wie „DeepFlow“ oder „DeepO trainieren“ ermöglichen dabei zusätzliche Automatisierungen und individuelle Anpassungen.

Welche Aufgaben übernimmt DeepO?

DeepO unterstützt unter anderem folgende Schritte:

• Dokumenttyp erkennen und klassifizieren: Belege werden automatisch einem Dokumenttyp zugeordnet, zum Beispiel «Rechnung (empfangen)», «Quittung» oder anderen Dokumentarten.
• Dokumentinhalte auslesen: Relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Beträge, Daten oder Zahlungsinformationen werden mittels KI- und OCR-Analyse automatisch erkannt.
• Erkannte Informationen im DeepO Editor anzeigen: Die ausgelesenen Daten werden dargestellt, damit Benutzer die Informationen prüfen und bei Bedarf anpassen können. Für den Nachvollzug der Daten kann direkt im DeepO Editor die Visualisierung der Analyseschritte genutzt werden. Die Visualisierung dient als Hilfsmittel, um den Ablauf der Analyse nachvollziehbar und transparent darzustellen.

Wie hängen DeepO, DeepBox und die Inbox zusammen?

DeepBox ist die Plattform für das Speichern, Teilen und Verarbeiten von Dokumente

DeepO ist die darin integrierte Erkennungsfunktion, welche die Dokumente automatisiert analysiert.

Die Inbox dient dabei als digitaler Eingangskanal für Dokumente, die verarbeitet werden sollen. Sie bildet den Startpunkt für die automatische Dokumentenerkennung und -klassifizierung.

Typischer Ablauf der Dokumentenverarbeitung

1. Ein Dokument wird in die Inbox hochgeladen – zum Beispiel per Drag-and-Drop, E-Mail, Upload-URL oder REST API. Die verschiedenen Upload-Möglichkeiten sind im folgenden Artikel beschrieben: Möglichkeiten Belege in die DeepBox hochzuladen
2. DeepO analysiert das Dokument und erkennt beispielsweise den Dokumenttyp «Rechnung (empfangen)».
3. Die erkannten Informationen werden im DeepO Editor angezeigt. Benutzer können die Daten prüfen und bei Bedarf korrigieren oder ergänzen.
4. Nach der Prüfung wird das Dokument weiterverarbeitet. Dabei werden die relevanten Informationen sowie das PDF-Dokument an ein angebundenes ERP-System übertragen.

Den vollständigen Analyse-Workflow finden Sie im Artikel DeepO-Analyse-Workflow: Von der Inbox bis zur Verarbeitung.

Wie kann ich DeepO noch genauer machen?

Standardmässig läuft bereits bei jedem Beleg eine Basisanalyse (KI- und OCR-Erkennung, abgeglichen mit Stammdaten wie z. B. aus Abacus). Mit der Funktion «DeepO trainieren» lässt sich die Feldabfüllung zusätzlich automatisieren und auf die eigenen Belege abstimmen:

• Schlüsselwörter: aufgedruckte Belegwerte werden anhand ihrer exakten Position im Dokument erkannt.
• Vorschläge: Feldwerte werden automatisch anhand definierter Bedingungen und Erkennungsmerkmale gesetzt.
• Immobilien– und Projekterkennung: Belege werden automatisch mit dem hochgeladenen Immobilien- bzw. Projektstamm abgeglichen und entsprechend abgefüllt.